保定理工學院報告廳及會議室管理辦法

(2024年修訂)

第一章  總  則

第一條 為切實加強學校報告廳和會議室的規范化管理，提供高標準的會議服務保障，根據學校實際情況，按照“統一安排、屬地管理”的原則，特制定本辦法。

第二章  使用管理

第二條  管理及使用范圍

（一）日常管理

1.報告廳、校級會議室由校長辦公室負責統一協調安排使用。

2.校級會議室僅供學校或職能部門組織的全校性會議使用，原則上不用于各部門（單位）內部會議。

3.報告廳主要用于大型學術活動及重要會議，原則上不對學生和校外單位開放。

4.校長辦公室負責5教12樓報告廳、第一會議室、第二會議室、貴賓接待室的日常管理，具體負責：室內財產及鑰匙的保管、室內茶水的供應、室內衛生保潔、室內電器設備及門窗的關閉等；校團委負責1教211報告廳的日常管理，具體負責：財產及鑰匙的保管、衛生保潔、電器設備及門窗的關閉、會議燈光音響服務等；其他各部門（單位）的會議室自行管理。

（二）使用范圍

第三條  使用原則。通常遵循“輕重緩急、先后有序”的原則，會議召集部門按照預約先后順序使用相應的報告廳和會議室。若各部門（單位）預定的會議與學校臨時安排的重要會議發生沖突，由校長辦公室負責統籌調整，使用單位須服從校辦室的安排。

第四條  申請程序。會議召集部門最多可提前一周，通過學校OA系統向校長辦公室提交使用申請，獲批后方可在相應時段內使用；如會議臨時調整，須及時在預約系統內變更或取消，并通知校長辦公室工作人員。未在預約時間內使用完畢，若該報告廳或會議室在后續時間無其他安排，可超時使用；但若后續時間段內已安排其他人員（部門）使用，超時后須及時終止使用。

報告廳或會議室原則上須提前審批，如遇特殊情況，需臨時借用報告廳或會議室可由會議召集部門負責人與校長辦公室主任溝通，說明使用時間、人數、主要內容后安排使用。未經審批同意，任何部門（單位）不得擅自使用報告廳和會議室。

第五條  使用規定

（一）會議召集部門應在工作時間內，安排人員提前半小時到校長辦公室領取鑰匙。會議結束后，在工作時間內按時歸還鑰匙，經校辦室查驗室內物品歸位、設施設備完好后流程結束。

（二）會議召集部門應自覺維護報告廳或會議室的環境衛生，不在報告廳和會議室內進餐、吸煙，不隨地吐痰，亂丟雜物，不大聲喧嘩，保持室內的整潔，對在使用會議室或報告廳時有不文明行為的，管理部門有責任勸阻。

（三）會議召集部門在報告廳或會議室懸掛、張貼物品，不得破壞、弄臟原有裝修，會后應及時清理橫幅等張貼物；未經同意，不得改變室內設備、家具的位置，如有改變須在會議結束后主動恢復桌椅的位置；愛護公物，避免堅硬物品劃傷桌椅等設施設備，不得將報告廳或會議室物品攜帶外出。

（四）會議召集部門應在報告廳或會議室使用完畢后，及時關閉空調、儀器設備、門窗，切斷電源，帶走紙屑，由于使用完畢未關空調、電源、門窗等，造成設備和物品損壞或丟失的，由會議召集部門承擔責任。

（五）會議召集部門在使用前應認真檢查室內設施設備情況，如發現有損壞情況的，要及時與校辦室聯系，進行修復。使用中，如出現不會使用設備或設備故障等問題時，應及時聯系校辦室工作人員，以便及時指導使用及維修。對因使用不當造成室內設施設備損壞的，修理費用由使用單位承擔。

第三章  會議室衛生標準

第六條  校長辦公室負責校級會議室日常衛生的清掃。

（一）茶水杯、茶水柜、一體機、操作臺等在使用后進行消毒處理；茶水杯需內外清理干凈，不能有茶漬，清洗后放入消毒柜進行消毒（干凈茶具須倒扣放置）；消毒柜表面、側面、邊角擦拭干凈。

（二）清理會議桌垃圾，用濕毛巾擦掉污漬后需用干凈的干毛巾擦掉水漬;用濕毛巾擦拭會議桌下面，不可留有腳印等污漬；清理會議椅(包括椅的邊角柱等)，并擺放整齊；檢查、補充會議桌面物品，辦公用品(訂書機、削筆刀、橡皮、訂書針、計算器、膠水、各色簽字筆等)歸置于筆筒中，飲用水、紙巾盒、筆筒、煙缸放置于同一水平線，擺放整齊有序。

（三）室內開關、空調的清潔需用濕毛巾擦掉開關上的污漬，必要時使用小刀輕輕拭去表面的附著物，再用干凈的干毛巾進行擦拭，保持無指紋等污漬。門窗需進行殘留物的清理，用玻璃干凈器從左至右拭擦，最后將玻璃干凈器沖刷后再次拭擦，保持室內墻面清潔無蜘蛛網，玻璃透明無明顯污漬。地面需打掃地面的垃圾、殘留物，用濕拖把拖地，要無水跡、腳印、污泥，保持干凈無痰漬、無污垢、無衛生死角。

（四）定期給室內綠植澆水等養護，無枯枝死葉，花葉無灰塵。定期檢查燈具、空調、風扇、鐘表、多媒體設備(PPT、話筒、電腦線、翻頁筆)等的正常使用，確保設施設備的完好、物品的齊全，如發現損壞及時向相關部門報告。

第四章  附  則

第七條  本辦法自發布之日起執行。最終解釋權歸校長辦公室所有。

附件：校級會議室設施設備擺放標準

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