保定理工學院 關于印發對外發送電子郵件管理規定的通知
保定理工學院對外發送電子郵件的管理規定
第一章 總 則
第一條 為了規范我校對外發送電子郵件的流程，確保信息的準確性和權威性，特制定本管理規定。
第二條 所有以學校名義對外收發的電子郵件，必須遵守本規定。
第三條 校長辦公室負責對電子郵件服務進行管理和維護。
第二章 郵件發布審批流程
第四條 任何部門或個人以學校名義對外發送電子郵件，須撰寫郵件內容，并填寫《對外發送電子郵件審批表》（詳見附表）。審批表應詳細注明郵件的主題、內容摘要、發送對象以及發送目的，并附上完整的郵件內容。
第五條 審批表及郵件內容經部門領導、主管校領導簽字同意后，提交校長辦公室審核。
第六條 校長負責對郵件內容進行審批，并在審批表上簽署意見。經校長審批同意后，方可使用學校官方郵箱發送。
第七條 如郵件內容涉及敏感信息或重要事務，還需經過相關部門負責人會簽。
第三章 郵件發布審批流程
第八條 所有以學校名義對外發送的郵件，必須使用學校的官方郵箱進行發送。嚴禁使用個人郵箱、第三方郵箱服務發送代表等方式發送電子郵件。
第九條 郵件的標題應簡明扼要，準確反映郵件主題；正文要清晰明了，語氣得體，符合學校的形象和立場；如需插入附件，應確保附件內容安全、無毒，且與郵件主題相關，避免發送大文件或不必要的附件。
第十條 發送郵件前，必須認真核對收件人地址、郵件內容和附件，確保準確無誤。
第十一條 郵件發送后，發送人應保存好發送記錄，并隨時關注收件人反饋，以便及時處理可能出現的情況。
第四章 違規發送處理
第十二條 未經校長審批而擅自以學校名義對外發送郵件的，將視情節輕重給予相應處理，包括但不限于警告、通報批評等。
第十三條 因違規發送郵件給學校造成不良影響或損失的，相關責任人應承擔相應責任，并按照學校有關規定進行處理。
第五章 附 則
第十四條 本管理規定自發布之日起執行，由校長辦公室負責解釋。
第十五條 如有未盡事宜，可根據實際情況進行調整和完善。
